Medewerkers zonder vaste werkplek bereik je het best via mobiele kanalen, leidinggevenden als doorgeefluik en korte visuele berichten op de werkvloer. Denk aan een app op hun telefoon, briefings via de teamleider of schermen in de kantine. Traditionele intranetberichten en e-mails missen deze groep vrijwel altijd, omdat ze simpelweg geen computer openen tijdens hun werkdag. In dit artikel lees je welke kanalen en aanpakken wél werken.
Welke medewerkers worden beschouwd als ‘deskless workers’?
Deskless workers zijn medewerkers die hun werk uitvoeren zonder vaste werkplek achter een computer. Ze werken op de werkvloer, in de buitenruimte, onderweg of direct bij burgers en klanten. Binnen de publieke sector gaat het om een grote en diverse groep die je misschien niet meteen koppelt aan communicatievraagstukken.
Denk aan medewerkers in de buitendienst van een gemeente, handhavers, medewerkers van de sociale dienst die op locatie werken, schoonmakers in overheidsgebouwen of technici van een waterbedrijf. Ze dragen allemaal bij aan de dienstverlening van publieke organisaties, maar ze starten hun dag niet met een laptop en een volle inbox.
Schattingen lopen uiteen, maar wereldwijd is een groot deel van de werkende bevolking niet gebonden aan een bureau. In de publieke sector is die verhouding minstens zo hoog. Dit maakt interne communicatie voor deze groep een serieus vraagstuk, zeker voor communicatieprofessionals bij gemeenten en andere overheidsorganisaties.
Waarom missen traditionele interne communicatiemiddelen deze groep?
Traditionele interne communicatiemiddelen missen deskless workers omdat ze zijn ontworpen voor mensen achter een computer. Een intranetbericht, een e-mail of een nieuwsbrief bereikt alleen iemand die regelmatig inlogt. Wie dat niet doet, valt automatisch buiten de boot.
Maar er speelt meer. Veel deskless workers hebben geen zakelijk e-mailadres, geen toegang tot het intranet en soms zelfs geen organisatieaccount. Ze werken in ploegendiensten, zijn vaak buiten of hebben simpelweg geen moment om een scherm te checken. De communicatie is dus niet alleen technisch onbereikbaar, maar ook praktisch niet passend bij hun werkritme.
Er zit ook een inhoudelijk dilemma in: organisaties willen iedereen gelijk informeren, maar de middelen die ze daarvoor inzetten sluiten een grote groep structureel uit. Dat is niet alleen een communicatieprobleem, het raakt ook aan betrokkenheid, veiligheid en organisatiecultuur. Een medewerker die nooit iets hoort van de organisatie voelt zich minder verbonden, en dat heeft gevolgen.
Welke kanalen werken wél voor medewerkers zonder vaste werkplek?
Kanalen die werken voor deskless workers zijn kanalen die aansluiten bij hun dagelijkse werkplek en gewoonten. Dat betekent: mobiel bereikbaar, visueel, kort en bij voorkeur geïntegreerd in hun werkroutine.
Dit zijn de meest effectieve opties:
- Mobiele apps voor interne communicatie (zoals Microsoft Teams, Speakap of Beekeeper) waarmee medewerkers berichten ontvangen op hun eigen telefoon
- Digitale schermen op de werkvloer, in de kantine, kleedkamer of bij de tijdklok
- Papieren briefings of bulletins op prikborden of in ploegenkamers
- WhatsApp-groepen voor teams, mits goed afgebakend en beheerd
- Persoonlijke briefings aan het begin van een dienst
- Sms of pushberichten voor urgente of tijdgevoelige informatie
De keuze hangt af van je organisatie, de groep medewerkers en het type boodschap. Wat in elk geval niet werkt: ervan uitgaan dat één kanaal voldoende is. Voor deze groep geldt: herhaling via meerdere kanalen verhoogt de kans dat een boodschap aankomt. Wil je weten welke communicatieprofessionals dit soort vraagstukken aanpakken? Dat verschilt per rol en context.
Hoe zet je leidinggevenden in als communicatiekanaal?
Leidinggevenden zijn voor deskless workers vaak het belangrijkste communicatiekanaal. Ze hebben dagelijks contact met hun team, kennen de werksituatie en kunnen boodschappen vertalen naar de praktijk. Als je hen goed informeert en toerust, bereiken berichten de werkvloer op een manier die aansluit.
Praktisch betekent dit dat je als communicatieprofessional niet alleen berichten maakt voor medewerkers, maar ook voor leidinggevenden. Geef hen een korte samenvatting van wat er speelt, wat ze moeten doorgeven en hoe ze dat het beste kunnen doen. Dat hoeft niet uitgebreid te zijn, een korte briefing of een bulletpointoverzicht is vaak al genoeg.
Let wel op het risico: als leidinggevenden de enige bron van informatie zijn, hangt de kwaliteit van de communicatie af van hoe goed zij het doorgeven. Dat kan leiden tot ruis, interpretaties of hiaten. Combineer dit kanaal daarom altijd met andere middelen. Leidinggevenden zijn een versterker, geen vervanging voor een structureel communicatieplan.
Wanneer is een mobiele app de juiste keuze voor interne communicatie?
Een mobiele app is de juiste keuze wanneer je een grote groep deskless workers structureel wilt bereiken, zij geen zakelijk e-mailadres of intranet hebben, en er behoefte is aan tweerichtingscommunicatie. Een app biedt meer dan alleen zenden: medewerkers kunnen reageren, vragen stellen en betrokken raken.
Maar een app invoeren is geen kleine stap. Overweeg het alleen als:
- Er voldoende budget en technische capaciteit is voor implementatie en beheer
- Medewerkers bereid zijn de app op hun telefoon te installeren (en je daar duidelijke afspraken over maakt)
- Er een redacteur of beheerder is die de app actueel houdt
- De organisatie klaar is voor meer transparantie en interactie
Een app die na drie maanden leegloopt of vol staat met verouderde berichten werkt averechts. Zorg dus voor een duidelijk plan voor beheer en gebruik vóórdat je de app uitrolt. Bekijk ook de beschikbare communicatievacatures als je iemand zoekt die dit soort projecten kan trekken.
Hoe meet je of je interne communicatie deze medewerkers bereikt?
Je meet of interne communicatie deskless workers bereikt door te kijken naar gedragsdata, directe feedback en betrokkenheidsscores. Open rates van e-mails zeggen niets voor mensen zonder inbox. Je hebt andere meetpunten nodig.
Bruikbare methoden zijn:
- App-statistieken: hoeveel medewerkers openen berichten, op welk tijdstip en hoe vaak?
- Korte pulsenquêtes via de telefoon of op de werkvloer (twee tot drie vragen, maximaal één minuut)
- Gesprekken met leidinggevenden: weten hun medewerkers wat er speelt?
- Observatie: gedraagt de werkvloer zich naar de gecommuniceerde richtlijnen of procedures?
- Informele check-ins: vraag medewerkers rechtstreeks of ze bepaalde informatie hebben ontvangen
Meten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Begin met een paar gerichte vragen en kijk of je communicatie het gewenste effect heeft. Pas je aanpak aan op basis van wat je terugkrijgt. Communicatievaardigheden zoals luisteren en aanpassen zijn hier minstens zo belangrijk als het kiezen van het juiste kanaal.
Hoe OnlyHuman helpt bij interne communicatie voor deskless workers
Het bereiken van medewerkers zonder vaste werkplek vraagt om communicatieprofessionals die verder denken dan een intranetbericht. Wij verbinden overheidsorganisaties en publieke instellingen met professionals die precies weten hoe je interne communicatie opzet voor diverse doelgroepen, ook voor de mensen op de werkvloer.
- Wij kennen de publieke sector en begrijpen de uitdagingen van communicatie bij gemeenten en overheidsorganisaties
- Wij vinden professionals met ervaring in interne communicatie, crisiscommunicatie en verandercommunicatie
- Wij matchen snel, voor tijdelijke projecten, interim-opdrachten of vaste posities
- Onze aanpak is persoonlijk: geen grote stapels cv’s, maar een gerichte match
Ben je op zoek naar een communicatieprofessional die jouw organisatie helpt deze groep beter te bereiken? lees meer over ons of neem direct contact op en vertel ons wat je zoekt.