Wat zijn de wettelijke vereisten bij het werven van communicatieprofessionals voor overheden?

Bij het zoeken naar communicatieprofessionals voor interim opdrachten bij overheden moet je rekening houden met verschillende wettelijke vereisten. De belangrijkste zijn de Aanbestedingswet 2012 voor het inhuren van externe diensten, de AVG voor het beschermen van sollicitatiegegevens, arbeidsrechtelijke regels zoals de Wet DBA en rechtspositieregelingen, de Algemene wet gelijke behandeling voor eerlijke selectie, en verplichtingen rond verzekeringen en screenings. Deze regels zorgen ervoor dat je als overheidsorganisatie transparant, rechtvaardig en conform de wet handelt tijdens het hele proces van het vinden van tijdelijke communicatieprofessionals.

Welke aanbestedingsregels gelden voor het inhuren van interim communicatieprofessionals?

Wanneer je als overheidsorganisatie interim communicatieprofessionals inhuurt via externe bureaus of als zelfstandigen, moet je je houden aan de Aanbestedingswet 2012. Deze wet bepaalt wanneer je verplicht bent om een aanbestedingsprocedure te volgen. Voor diensten onder de Europese drempelwaarde (momenteel ongeveer €215.000 exclusief btw) geldt een nationale aanbestedingsplicht met lichtere regels. Boven deze drempel moet je een volledige Europese aanbestedingsprocedure doorlopen.

Het verschil tussen deze procedures is belangrijk voor interim opdrachten. Bij nationale aanbesteding mag je vaak volstaan met een vereenvoudigde procedure, waarbij je minimaal drie offertes opvraagt en de opdracht transparant gunst. Bij Europese aanbesteding moet je de opdracht publiceren in het Europese aanbestedingsblad en strikte termijnen en procedures volgen.

Je mag direct inhuren zonder aanbestedingsprocedure als de opdrachtwaarde onder de nationale drempel blijft en je gebruik maakt van uitzonderingsgronden. Denk bijvoorbeeld aan spoedeisende situaties of wanneer je gebruik maakt van een bestaand raamcontract dat al is aanbesteed. Voor tijdelijke communicatie-opdrachten geldt dat je goed moet inschatten wat de totale waarde is, inclusief eventuele verlengingen.

Een praktische tip: werk met raamcontracten voor interim communicatiediensten. Zo besteed je eenmalig aan en kun je gedurende de looptijd (vaak 4 jaar) snel schakelen wanneer je een communicatieprofessional voor een tijdelijke opdracht nodig hebt. Dit bespaart tijd en zorgt voor compliance met aanbestedingsregels.

Wat zijn de AVG-verplichtingen bij het zoeken naar interim communicatiemedewerkers?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strikte eisen aan hoe je omgaat met persoonsgegevens van kandidaten voor interim opdrachten. Je mag alleen gegevens verzamelen die relevant zijn voor de tijdelijke functie. Dat betekent dat je tijdens gesprekken niet mag vragen naar zwangerschapswensen, religieuze overtuigingen of medische informatie, tenzij dit direct functiegerelateerd is.

Je bent verplicht om kandidaten te informeren over hoe je hun gegevens gebruikt. Dit doe je via een privacyverklaring die uitlegt welke gegevens je verzamelt, waarom je dit doet, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze eventueel deelt. Kandidaten hebben het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.

Voor de bewaartermijn geldt als richtlijn: gegevens van niet-geselecteerde kandidaten mag je maximaal 4 weken na afloop van de procedure bewaren, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor een langere periode (bijvoorbeeld voor toekomstige interim opdrachten). Voor de geselecteerde kandidaat worden de gegevens onderdeel van het opdrachtnemer-dossier.

Beveilig kandidaatgegevens goed. Gebruik beveiligde systemen voor het opslaan van cv’s en motivatiebrieven, beperk toegang tot alleen betrokkenen bij de selectie, en zorg dat gegevens niet onnodig worden gedeeld binnen de organisatie. Bij een datalek moet je dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Welke arbeidsrechtelijke regels zijn belangrijk bij interim communicatieprofessionals?

Het arbeidsrecht in de publieke sector kent specifieke regels voor interim opdrachten die verschillen van vaste aanstellingen. Je moet allereerst bepalen of je iemand tijdelijk detacheert via een bureau, of dat je werkt met een zzp’er voor een kortdurende opdracht. Dit onderscheid is belangrijk vanwege de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties), die sinds 1 januari 2025 strenger wordt gehandhaafd.

De Wet DBA richt zich op het voorkomen van schijnzelfstandigheid. Als je een zzp’er inhuurt voor een interim opdracht maar deze werkt onder jouw gezag, vaste werktijden hanteert en geen eigen bedrijfsrisico loopt, kan er sprake zijn van een arbeidsrelatie. Dan ben je als opdrachtgever verantwoordelijk voor het betalen van loonbelasting en sociale premies. Om dit te voorkomen, zorg je voor duidelijke afspraken over de zelfstandige positie van de interim professional.

Voor gedetacheerde interim professionals geldt vaak de rechtspositieregeling van hun detacherende organisatie. Deze regels bepalen arbeidsvoorwaarden, rechten en plichten die kunnen afwijken van reguliere arbeidsovereenkomsten. Het voordeel van interim werken is de flexibiliteit in opdrachten en de mogelijkheid om snel te starten zonder langdurige procedures.

CAO-verplichtingen spelen een beperkte rol bij interim opdrachten. Veel detacheringsbureaus werken met eigen cao’s die specifiek zijn toegesneden op flexibel werken. Dit biedt interim professionals vaak meer variatie in opdrachten en betere ontwikkelmogelijkheden door exposure aan verschillende organisaties en uitdagingen.

Hoe zorg je voor transparantie en gelijke behandeling tijdens het selectieproces?

Transparantie en gelijke behandeling zijn fundamentele principes bij het selecteren van interim communicatieprofessionals in de publieke sector. De Algemene wet gelijke behandeling verbiedt discriminatie op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat, handicap, chronische ziekte of leeftijd.

Begin bij de opdrachtomschrijving. Formuleer deze neutraal en vermijd termen die bepaalde groepen kunnen uitsluiten. Schrijf bijvoorbeeld “ervaren interim communicatieprofessional” in plaats van “jonge, dynamische professional”. Vermeld alleen functie-eisen die echt nodig zijn voor de tijdelijke opdracht. Een eis als “moedertaalspreker Nederlands” is alleen toegestaan als dit aantoonbaar noodzakelijk is.

Gebruik objectieve selectiecriteria die je vooraf vaststelt en documenteert. Dit kunnen competenties zijn zoals strategisch denkvermogen, stakeholdermanagement of ervaring met overheidscommunicatie. Voor interim opdrachten is ook belangrijk: snelle inzetbaarheid, zelfstandigheid en adaptievermogen. Beoordeel alle kandidaten aan de hand van dezelfde criteria en leg vast waarom je bepaalde keuzes maakt.

Documentatie is belangrijk voor verantwoording. Bewaar notities van gesprekken, beoordelingsformulieren en de motivatie voor je uiteindelijke keuze. Als een afgewezen kandidaat vragen stelt of een klacht indient, kun je zo aantonen dat je objectief en rechtvaardig hebt gehandeld. Deze documentatie moet natuurlijk wel voldoen aan AVG-eisen rond bewaartermijnen.

Wat moet je regelen qua verzekeringen en aansprakelijkheid?

Verzekeringen en aansprakelijkheid zijn vaak onderbelichte aspecten bij het inhuren van interim communicatieprofessionals, maar ze zijn wel belangrijk. De verplichtingen verschillen per contractvorm. Voor gedetacheerde interim professionals via een bureau regel je als opdrachtgever meestal geen verzekeringen – dit doet het detacherende bureau.

Bij het inhuren van zzp’ers voor interim opdrachten ligt de verantwoordelijkheid anders. Een zzp’er moet zelf een WA-verzekering (wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Als opdrachtgever mag je vragen om bewijs hiervan, vooral bij opdrachten met financiële risico’s of gevoelige informatie. Voor interim communicatiefuncties is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering verstandig, omdat fouten in communicatie-uitingen schade kunnen veroorzaken.

Bij detachering via een intermediair blijft de detacheerder formeel werkgever en draagt deze de verantwoordelijkheid voor verzekeringen. Maak wel duidelijke afspraken over wie aansprakelijk is voor schade die ontstaat tijdens de uitvoering van werkzaamheden. Dit leg je vast in de detacheringsovereenkomst. Het voordeel voor jou als opdrachtgever is dat veel administratieve lasten wegvallen.

De Arbowetgeving verplicht je als opdrachtgever om te zorgen voor een veilige werkomgeving, ook voor interim krachten. Dit betekent dat je een risico-inventarisatie moet doen, passende veiligheidsmaatregelen moet treffen en werkplekken moet inrichten volgens arbo-normen. Voor interim communicatieprofessionals die veel beeldschirmwerk doen, betekent dit bijvoorbeeld ergonomische werkplekken en regelmatige pauzes.

Welke screenings en verificaties mag je uitvoeren bij interim professionals?

Screenings en verificaties helpen je om de juistheid van gegevens te controleren en de geschiktheid van interim kandidaten vast te stellen. Wat je mag onderzoeken is wettelijk begrensd door de AVG en het proportionaliteitsbeginsel. Je mag alleen informatie opvragen die relevant is voor de tijdelijke functie en noodzakelijk voor een goede uitvoering.

Referentiecontroles zijn gebruikelijk en toegestaan bij interim opdrachten. Je neemt contact op met eerdere opdrachtgevers om de werkervaring en competenties van de kandidaat te verifiëren. Vraag hiervoor altijd toestemming aan de kandidaat en beperk je tot werkgerelateerde vragen. Voor interim professionals is het voordeel dat ze vaak een breed netwerk hebben opgebouwd en veel referenties kunnen aanleveren uit verschillende organisaties.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) mag je aanvragen voor interim functies waarbij een integriteitsrisico bestaat. Voor communicatiefuncties in de publieke sector is dit vaak relevant, vooral bij opdrachten met toegang tot vertrouwelijke informatie, beleidsvorming of budgetverantwoordelijkheid. De VOG toont aan dat iemands justitiële verleden geen bezwaar vormt voor de functie. Je vraagt deze aan via de kandidaat, die zelf het aanvraagproces doorloopt.

Diplomaverificatie is toegestaan en verstandig voor interim opdrachten waarvoor specifieke opleidingen vereist zijn. Je vraagt de kandidaat om originele diploma’s te tonen of vraagt toestemming om deze te verifiëren bij onderwijsinstellingen. Let op dat buitenlandse diploma’s soms moeten worden gewaardeerd door DUO om te bepalen of ze gelijkwaardig zijn aan Nederlandse diploma’s.

Veiligheidsscreenings zijn alleen toegestaan voor interim functies waarbij dit wettelijk verplicht is of waar de functie dit rechtvaardigt vanwege nationale veiligheid. Voor reguliere interim communicatiefuncties is dit meestal niet aan de orde. Bij functies met toegang tot staatsgeheime informatie kan een uitgebreidere screening via de AIVD noodzakelijk zijn. Dit is echter uitzonderlijk en vergt een zware motivatie.

Conclusie

Het vinden van interim communicatieprofessionals voor overheden vraagt om zorgvuldige aandacht voor verschillende wettelijke kaders. Van aanbestedingsregels tot AVG-verplichtingen, van arbeidsrecht tot gelijke behandeling: elk aspect draagt bij aan een rechtmatige en eerlijke selectieprocedure. Door deze regels goed te kennen en toe te passen, voorkom je juridische problemen en zorg je voor een professioneel proces dat recht doet aan zowel je organisatie als de interim professionals.

Compliance met deze wettelijke vereisten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Goede voorbereiding, duidelijke procedures en zorgvuldige documentatie helpen je om aan alle verplichtingen te voldoen. En vergeet niet dat deze regels er niet zijn om het inhuren van interim talent moeilijker te maken, maar om te zorgen voor transparantie, rechtvaardigheid en bescherming van alle betrokkenen.

Hoe OnlyHuman helpt bij compliant inhuren van interim communicatieprofessionals

Het navigeren door alle wettelijke vereisten bij het vinden van interim communicatieprofessionals vraagt tijd, kennis en ervaring. OnlyHuman ondersteunt overheidsorganisaties bij het realiseren van een volledig compliant selectieproces voor tijdelijke opdrachten, zodat jij je kunt focussen op het vinden van het juiste interim talent. We bieden concrete ondersteuning op verschillende gebieden:

Aanbestedingsondersteuning: We werken via aanbestede raamcontracten en adviseren over de juiste inkoopprocedure voor jouw interim behoefte
AVG-conforme processen: Onze systemen en procedures voldoen aan alle privacywetgeving, met veilige opslag van kandidaatgegevens en correcte bewaartermijnen
Arbeidsrechtelijke expertise: We zorgen voor heldere contractvormen die voldoen aan de Wet DBA en andere arbeidsrechtelijke kaders voor interim opdrachten
Objectieve selectie: We hanteren transparante selectiecriteria en documenteren het hele proces volgens de eisen van gelijke behandeling
Complete screening: We verzorgen referentiechecks, diplomaverificatie en VOG-aanvragen volgens de geldende richtlijnen
Snelle inzetbaarheid: Onze interim professionals kunnen vaak binnen enkele weken starten, met begeleiding vanuit OnlyHuman gedurende de hele opdracht
Breed netwerk: Van junior tot strategisch niveau hebben we toegang tot ervaren communicatieprofessionals die flexibel inzetbaar zijn

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het compliant en efficiënt vinden van interim communicatieprofessionals? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw specifieke interim behoefte. Als opdrachtgever profiteer je van onze expertise en ervaring in het matchen van interim talent aan publieke organisaties.

Veelgestelde vragen

Hoe bepaal ik of ik een communicatieprofessional beter in dienst kan nemen of als interim inhuren?

Voor tijdelijke projecten, piekbelasting of gespecialiseerde expertise is interim inhuren vaak de beste keuze. Interim professionals brengen direct ervaring mee, kunnen snel starten en bieden flexibiliteit in opdrachtduur. Voor structurele, langdurige functies met vaste werktijden en directe aansturing is een dienstverband geschikter. Het voordeel van interim is dat je toegang krijgt tot professionals met brede ervaring uit verschillende organisaties, plus begeleiding vanuit het detacherend bureau.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het aanbesteden van interim communicatiediensten?

De meest voorkomende fout is het onderschatten van de totale opdrachtwaarde door verlengingen en optiejaren niet mee te rekenen, waardoor je onbedoeld boven de Europese drempel uitkomt. Daarnaast vergeten organisaties vaak om opdrachten te bundelen, waardoor je meerdere keren moet aanbesteden. Ook het te laat starten met een aanbestedingsprocedure komt vaak voor, terwijl deze procedures maanden kunnen duren. Begin daarom tijdig en bereken de totale waarde realistisch.

Mag ik interim kandidaten vragen om hun LinkedIn-profiel of social media-accounts te delen?

Ja, je mag kandidaten vragen om hun professionele online aanwezigheid zoals LinkedIn te delen, vooral voor communicatiefuncties waarbij dit relevant is. Je mag echter niet op eigen houtje privé social media-accounts onderzoeken zonder toestemming. Beperk je tot informatie die de kandidaat vrijwillig deelt en die relevant is voor de functie. Let op dat je geen informatie gebruikt over beschermde kenmerken zoals religie, politieke voorkeur of gezinssituatie die je op social media tegenkomt.

Hoe lang mag een selectieproces voor interim professionals maximaal duren?

Er is geen wettelijk maximum voor de duur van een selectieproces, maar voor interim opdrachten is snelheid vaak cruciaal. Communiceer vooraf een realistische tijdlijn naar kandidaten en houd je daaraan. Voor interim functies is 2-4 weken gebruikelijk, maar bij aanbestedingsplichtige opdrachten of functies die een VOG of screening vereisen, kan dit langer duren. Het voordeel van interim bureaus is dat veel voorwerk al gedaan is, waardoor je sneller kunt starten.

Wat moet ik doen als een afgewezen interim kandidaat een discriminatieklacht indient?

Zorg dat je alle documentatie van het selectieproces compleet hebt: de objectieve selectiecriteria, beoordelingsformulieren, gespreknotities en de onderbouwing van je keuze. Neem de klacht serieus en reageer binnen redelijke termijn met een zakelijke toelichting op je beslissing. Laat zien dat je alle kandidaten op basis van dezelfde objectieve criteria hebt beoordeeld. Schakel indien nodig je juridische afdeling of HR-adviseur in, en overweeg bij complexe situaties advies van het College voor de Rechten van de Mens.

Kan ik een raamcontract gebruiken voor zowel vaste medewerkers als interim inhuur?

Nee, raamcontracten zijn bedoeld voor het inhuren van externe diensten via bureaus, niet voor het aannemen van vaste medewerkers in dienst. Voor vaste aanstellingen volg je de reguliere wervings- en selectieprocedure zonder aanbesteding. Je kunt wel een raamcontract afsluiten met meerdere interim/detacheringsbureaus, en vervolgens per situatie bepalen of je via het raamcontract een interim professional inhuurt of iemand vast aanneemt via een aparte procedure.

Welke specifieke competenties mag ik eisen bij interim communicatiefuncties in de publieke sector?

Je mag alle competenties eisen die aantoonbaar noodzakelijk zijn voor de tijdelijke functie. Voor overheidscommunicatie zijn dit vaak: kennis van politiek-bestuurlijke verhoudingen, ervaring met maatschappelijk gevoelige onderwerpen, stakeholdermanagement, begrijpen van publieke waarden en transparantie. Voor interim functies zijn ook belangrijk: snelle inzetbaarheid, zelfstandigheid, adaptievermogen en ervaring met tijdelijke opdrachten. Vermijd eisen die indirect discriminerend werken, zoals 'minimaal 15 jaar ervaring' als dit niet strikt noodzakelijk is voor de opdracht.