Senior adviseur verandercommunicatie

Als senior communicatieadviseur ben je verantwoordelijk voor het zelfstandig ontwikkelen en uitvoeren van verandercommunicatie in het kader van 2 programma’s; de implementatie van de Governance op correspondentie en het realiseren van weerbare medewerkers. 

Programma governance op correspondentie
Het huidige correspondentieproces is niet in staat om correspondentie goed te beheren. Uit een analyse is gebleken dat het huidige wijzigingsproces leidt tot variatie tussen brieven. Kaders ten aanzien van correspondentie zijn nog onvoldoende bekend en worden te vrijblijvend toegepast. Er is een afstemmingsproces voor de totstandkoming van correspondentie dat niet voldoet. Een rolbeschrijving (taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden) voor de betrokken collega’s vertoont lacunes of ontbreekt, hetgeen hun werk bemoeilijkt. Er is sprake van een onvolledig besturingsmodel en er ontbreken escalatielijnen. Kwaliteit wordt niet structureel bewaakt. Sturingsinformatie, sturingsinstrumenten en afstemmingsgremia ontbreken. Er is onvoldoende inzicht in – en toezicht op – de kwaliteit van alle uitgaande brieven. De huidige wijze van beheer van alle correspondentie en de gebruikte technologie moet beter en is niet toekomstvast. Ook met het oog op de nieuw in gebruik te nemen correspondentiefunctionaliteit binnen het Migratiepact en Vernieuwing zullen beheerprocessen aangepast moeten worden. 

Voor het programma goverance op correspondentie ligt de nadruk op het opleveren van:

• Een communicatie- en veranderstrategie. De communicatiestrategie ondersteunt de overgang naar een centrale en kwaliteitsgerichte vorm van correspondentiebeheer. Daarvoor is een cultuur- en gedragsverandering nodig. Door helder en tijdig te communiceren, maken we doelgroepen bewust van de reden, de baten en de impact van de verandering. Zoals betere kwaliteit, uniformiteit en betere sturing via dashboards en kwaliteitsstandaarden.
• Opleveren van een planning van de daarbij horende middelen
•  Regie op realisatie van de middelen.
•  Rapportages over voortgang en resultaten
•  Periodiek toetsen, evalueren en bijstellen van de communicatiestrategie en als dat nodig is bijsturen Blijft onze communicatie actueel en bijdragen aan de beoogde cultuuromslag en aan ons einddoel: duurzame, kwaliteitsbewuste en klantgerichte correspondentie.

Programma weerbaarheid 
De IND hecht aan de weerbaarheid van medewerkers. Weerbaarheid kent verschillende deelonderwerpen. Enkele voorbeelden daarvan zijn: ondermijning, integriteit en veiligheid, digitale weerbaarheid. Om in samenhang invulling te geven aan weerbaarheid van medewerkers is een weerbaarheidsplatform opgericht. Dit is een adviserend en verbindend gremium met als doel om de weerbaarheid van de IND als geheel te versterken. Hierbij ligt de nadruk op organisatorische en inhoudelijke activiteiten. 

• De verschillende weerbaarheidsinitiatieven werken er hard aan op hun werkterrein de organisatie weerbaarder te maken. De doelstellingen van de initiatieven zijn veelal op organisatorisch niveau en voor een specifieke doelgroep. Bewustwording is een overkoepelende opgave. Op dit moment bij de meeste initiatieven (nog) geen onderdeel van de doelstelling.
•  Een van de deelopdrachten van het Weerbaarheidsplatform is “om een overkoepelende aanpak te ontwikkelen die de bewustwording vanuit de verschillende initiatieven samenbrengt om ervoor te zorgen dat medewerkers niet overspoeld worden vanuit elk initiatief afzonderlijk”

Voor het programma weerbaarheid ligt de nadruk op het opleveren van:

• Een communicatieanalyse per deelonderwerp van weerbaarheid. Met analyse en advies. Op basis hiervan opstellen van:
• Een communicatie- en veranderstrategie waarbij bewust.
• Een planning van de daarbij horende middelen.
• Regie op realisatie van de middelen.
• Rapportages over voortgang en resultaten,
• Periodiek toetsen, evalueren en bijstellen van de communicatiestrategie en als dat nodig is bijsturen.

De IND verandert van een productgerichte organisatie naar een klantgerichte organisatie en de afdeling Corporate Communicatie is hierbij beeldbepalend. Om zo goed mogelijk op alle veranderingen te kunnen inspelen en snel te kunnen anticiperen, is de afdeling opgebouwd uit drie teams: Communicatieadvies, Nieuwsredactie en Klantcommunicatie. De afdeling Corporate Communicatie richt zich vanuit een strategische invalshoek op het verbeteren van de reputatie, issuemanagement en het optimaliseren van de interne communicatie. Onder andere door het geven van strategisch advies, het monitoren van stakeholders, het (laten) doen van onderzoek, het voeren van proactief mediabeleid en het opzetten en uitvoeren van campagnes en projecten die bijdragen aan de speerpunten van de IND. De afdeling bestaat uit specialisten op het gebied van (eind)redactie, social media, woordvoering en media. Samen met de (senior) communicatieadviseurs ondersteunen zij zowel de interne als de externe klant en verzorgen de corporate communicatie van de IND. De afdeling communicatie heeft geen experts op het gebied van verandermanagement en verandercommunicatie in huis die ruime ervaring hebben op het gebied van gedragsbeïnvloeding.