Wat moet je weten over factureren aan overheidsorganisaties als ZZP'er?

Welke btw-regels gelden er bij het factureren aan de overheid?

Bij het factureren aan overheidsorganisaties tijdens je interim opdrachten geldt vaak de verleggingsregeling (reverse charge). Dit betekent dat je geen BTW berekent op je factuur, maar dat de overheidsorganisatie zelf de BTW afdraagt. Je vermeldt op je factuur “BTW verlegd naar afnemer” of “Reverse charge”.

De verleggingsregeling geldt voor de meeste communicatie- en marketingdiensten die je als interim professional levert aan overheidsorganisaties. Dit geldt zowel voor de Rijksoverheid, gemeenten, provincies als andere publieke instellingen. Belangrijke uitzondering: als je goederen levert of specifieke diensten die niet onder de verleggingsregeling vallen, bereken je wel gewoon 21% BTW.

Let op dat je dit correct verwerkt in je BTW-aangifte. Je hoeft geen BTW af te dragen over deze omzet, maar je moet de omzet wel opgeven in de juiste rubriek van je BTW-aangifte. Maak je hier een fout in, dan kan de Belastingdienst naheffingen opleggen en boetes uitschrijven.

Hoe lang duurt het voordat de overheid je factuur betaalt?

Overheidsorganisaties hebben een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van een correcte factuur. Deze termijn geldt voor alle publieke instellingen waar je als interim professional werkt, van gemeenten tot Rijksoverheidsorganisaties. In de praktijk betalen veel overheidsorganisaties binnen deze termijn, vaak zelfs sneller.

Wordt je factuur te laat betaald? Dan kun je wettelijke rente rekenen vanaf de 31e dag. Voor commerciële transacties is dit momenteel 11% per jaar. Je kunt ook een betalingsherinnering sturen en eventueel incassokosten doorberekenen.

Om betalingsvertragingen te voorkomen, zorg je voor correcte facturatie met alle vereiste gegevens. Veel vertragingen ontstaan doordat facturen worden teruggestuurd vanwege ontbrekende informatie zoals verkeerde referentienummers of onvolledige omschrijvingen.

Wat moet er precies op je factuur staan voor overheidsorganisaties?

Je factuur aan overheidsorganisaties moet naast de standaard factuurgegevens ook specifieke referentienummers, projectcodes en gedetailleerde omschrijvingen bevatten. Elke overheidsorganisatie heeft eigen systemen en vereisten.

Verplichte gegevens zijn: je bedrijfsgegevens inclusief KvK-nummer en BTW-nummer, factuuradres van de overheidsorganisatie, factuurnummer en -datum, projectcode of referentienummer van de opdracht, gedetailleerde omschrijving van geleverde diensten, periode waarover je factureert, en het juiste BTW-tarief of vermelding van de verleggingsregeling.

Veel voorkomende fouten zijn: verkeerde of ontbrekende projectcodes, te algemene omschrijvingen zoals “communicatiediensten” in plaats van specifieke activiteiten, verkeerde contactpersoon of afdeling, en onjuiste BTW-vermelding. Sommige organisaties eisen ook dat je het inkoopordernummer vermeldt of een specifiek formaat gebruikt voor de factuurdatum.

Kun je als interim professional direct starten zonder aanbesteding?

Voor interim opdrachten onder de aanbestedingsdrempels kun je vaak snel starten zonder uitgebreide aanbestedingsprocedures. Voor diensten ligt de Europese drempel momenteel op €215.000 exclusief BTW. Onder deze grens hebben overheidsorganisaties meer vrijheid in hun inkoop, wat perfect past bij de flexibiliteit van interim werken.

Veel overheidsorganisaties hanteren interne drempels die lager liggen, vaak tussen €5.000 en €50.000. Onder deze bedragen kunnen zij vaak direct met interim professionals in zee, mits zij kunnen aantonen dat ze marktconform inkopen. Voor spoedklussen of zeer specialistische expertise zijn er soms uitzonderingsmogelijkheden, ook bij hogere bedragen.

Een vacature in de publieke sector vind je ook via gespecialiseerde bureaus die al raamcontracten hebben met overheidsorganisaties. Deze bureaus hebben vaak al de aanbestedingsprocedures doorlopen en kunnen interim professionals direct inzetten. Dit geeft je sneller toegang tot overheidsopdrachten en meer variatie in je werk zonder dat je zelf door lange procedures hoeft.

Hoe ga je om met voorschotten en tussentijdse betalingen bij overheidsopdrachten?

Bij langere interim opdrachten kun je vaak voorschotten of tussentijdse betalingen afspreken om cashflow problemen te voorkomen. Veel overheidsorganisaties zijn hier open voor, vooral bij projecten langer dan drie maanden of opdrachten boven €25.000.

Voorschotten variëren meestal tussen 10% en 30% van de totale opdrachtswaarde. Je moet dit wel vooraf contractueel vastleggen. Tussentijdse declaraties zijn mogelijk op basis van geleverde prestaties, bijvoorbeeld maandelijks of per afgeronde projectfase. Zorg dat je duidelijke mijlpalen en deliverables afspreekt.

Voor het aanvragen van voorschotten of tussentijdse betalingen leg je de afspraken vast in je offerte of contract. Vermeld hoe je de voortgang rapporteert en op basis waarvan je declareert. Sommige organisaties vragen een bankgarantie voor voorschotten boven een bepaald bedrag, maar dit geldt meestal alleen voor zeer grote opdrachten.

Hoe OnlyHuman helpt met factureren aan de overheid

Het werken als interim professional bij overheidsorganisaties biedt veel mogelijkheden voor professionals in communicatie en marketing. Van junior tot strategisch niveau kun je flexibele opdrachten oppakken met variatie en ontwikkelingsmogelijkheden. Door correct te factureren en de juiste afspraken te maken over betalingen, creëer je een solide basis voor diverse interim opdrachten in de publieke sector.

OnlyHuman ondersteunt je volledig bij het factureren aan overheidsorganisaties door:

Vooraf alle specifieke factuurvereisten per organisatie te delen
Begeleiding bij BTW-vraagstukken en de verleggingsregeling
Ondersteuning bij betalingsklachten dankzij onze ervaring met publieke instellingen
Contractuele afspraken over voorschotten en tussentijdse betalingen
Directe toegang tot opdrachten via onze bestaande raamcontracten

Heb je vragen over factureren aan de overheid tijdens interim opdrachten? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies en ontdek hoe wij je kunnen helpen bij een soepele start in de publieke sector.