Veelgestelde vragen over de portal

A: Onze portal en het invoeren van je gewerkte uren zijn hopelijk erg eenvoudig in gebruik. Voor de zekerheid hebben we ook een filmpje gemaakt waarin alle stappen worden doorlopen. Heb je nog vragen, schroom dan niet om contact met ons te zoeken: Mail ons je vragen

Onderstaand instructiefilmpje hebben we op dit moment helaas enkel in de huisstijl van OnlyHuman, nog niet in UMON-stijl. Voor de uitleg en werking maakt dit niet uit, die is hetzelfde. We zullen dit zo snel mogelijk aanpassen. Dank je wel voor je begrip.

A: Het is niet mogelijk om ons systeem aan het systeem Digi-Inkoop te koppelen. Dit betekent helaas dat je je uren in beide systemen moet invoeren omdat het voor jouw opdrachtgever intern ook noodzakelijk is. We begrijpen dat dit niet ideaal is. Zodra er mogelijkheden zijn om de systemen te koppelen zullen we dit uiteraard doen. Het is echter voor de uitbetaling van je uren noodzakelijk dat je via de OnlyHuman portal je uren registreert. Na deze registratie en de goedkeuring in de portal zorgen wij voor uitbetaling en maken wij een factuur voor jou (die hoef je dus niet meer te maken en op te sturen).

A: Let er bij het invullen van de uren op, dat de juiste categorie wordt gekozen. Wanneer je de verkeerde categorie kiest (bijvoorbeeld ‘bijzonder verlof’) kunnen ze niet goedgekeurd worden. Wat tot onnodige vertraging leidt

A: Wij creëren geen credit nota. Wij maken jouw factuur en zorgen direct voor betaling. Jij hoeft dus zelf geen factuur te maken en aan ons te sturen, deze wordt uit ons systeem gegenereerd voor jou. Het enige wat hier dus anders in is, is dat de factuur er misschien anders uit ziet dan je gewend bent, maar het is nog steeds jouw factuur, voor jouw administratie. We nemen je dit werk alleen uit handen.

A: De gegevens in de portal zijn ingericht conform de afspraken die je hebt gemaakt over reis- en eventuele onkosten. Als je reis- en onkosten mag declareren kun je deze invullen op jouw maandoverzicht.

LET OP! Om onkosten en reiskosten te vergoeden is er voor de Belastingdienst een bewijs nodig. Daarom vragen wij je om dit bewijs als bijlagen toe te voegen aan je maandstaat. Een voorbeeld hiervan is een bon of het overzicht van jouw persoonlijke OV-pagina. Je vult dus jouw onkosten/reiskosten in bij jouw urenoverzicht én je moet een bewijs hiervan uploaden.

Ook belangrijk! Maak jij gebruik van dienstreizen? Dit is geen woon/werkverkeer maar reizen die je maakt voor je opdrachtgever. Meld dit via ohportal@umon.nl. Dan maken wij voor jou een aparte regel aan waarop jij dit kan invullen.

A: Wij generen automatisch vanuit het systeem een uniek en oplopend factuurnummer. Hier hebben wij geen invloed op. Dit factuurnummer bestaat uit het relatienummer en een uniek volgnummer. De Belastingdienst  staat één of meerdere opeenvolgende factuurnummerreeksen toe binnen je administratie. Daarom  kan de factuurnummerreeks die je voor jouw overige opdrachtgevers gebruikt en waarvan je de factuur zelf opstelt, afwijken van de factuurnummerreeks die wij voor jou opmaken. Je kunt de ontvangen factuur van ons zonder problemen verwerken in jouw financiële administratie.

Als alternatief kun je ook jouw eigen factuur met bijbehorende nummering opmaken voor je werk voor of via OnlyHuman. Het is wel belangrijk dat deze qua uren, tarief, omzet en omzetbelasting aansluit bij de factuur (in vaktermen: de reversed bill) die je van ons hebt ontvangen. De eigen opgestelde factuur hoeft niet naar ons te worden verstuurd en is voor jouw eigen boekhouding.

A: als je probeert in loggen met de bij jou bekende gebruikersnaam kan je via het inlogscherm een nieuw wachtwoord aanvragen. Je ontvangt per mail direct een nieuw (tijdelijk) wachtwoord.

A: Als je niet meer weet met welk emailadres je je bij ons hebt ingeschreven, stuur dan een mail naar OHPortal@umon.nl en we zorgen dat je z.s.m. nieuwe gegevens krijgt.

A: De leidinggevende is overgenomen uit de door ons ontvangen aanvraag. De goedkeuring komt niet door als iemand anders de goedkeuring geeft of als het e-mailadres van de leidinggevende niet klopt. Is dit bij jou het geval? Of wil jij weten wie er voor jou als leidinggevende in het systeem staat? Neem dan contact met ons op via OHPortal@umon.nl.

A: Wij hebben van meerdere professionals gehoord dat het als vervelend wordt ervaren dat je na indienen van je uren geen bevestiging ontvangt. Waardoor het niet altijd duidelijk is of je je uren hebt ingediend of niet. Die onduidelijkheid gaan we wegnemen! De software leverancier zorgt er binnenkort voor dat deze optie wordt toegevoegd.

TIP: Op het overzicht ‘Mijn timesheets’ is de status van je uren veranderd in ‘Verzonden’. Dit is de bevestiging dat je uren juist zijn ingediend.

A: Je bent van ons gewend dat wij binnen 30 dagen na factuurdatum je factuur betalen. Gegarandeerd. Zo hebben we dat in onze overeenkomst afgesproken en daar houden we ons ook aan – vaak gebeurt dat betalen zelfs in nog (veel) minder dan de afgesproken maximaal 30 dagen.

In de nieuwe manier van werken komt jouw factuur echter uit ons factureringssyteem. Om dat spoedig te kunnen doen zijn we afhankelijk van de snelheid waarmee jij je uren (correct) invoert, en hoe vlot die uren vervolgens worden goedgekeurd. We garanderen daarom voortaan dat je facturen binnen maximaal 30 dagen na goedkeuring van je uren door ons worden betaald.

TIP: stuur je opdrachtgever een bericht zodra je je uren volledig hebt ingevuld. Je wordt per mail op de hoogte gebracht als je uren zijn goedgekeurd.

A: Het uitbetaalde voorschot is gebaseerd op het te verwachten aantal uren dat je op basis van je contract in de betreffende maand kunt werken. Op basis van de geschreven uren weten we de daadwerkelijk gewerkte uren. De daadwerkelijke uren minus het eerder uitbetaalde voorschot is je nabetaling. Op deze strook staat het netto uit te betalen bedrag minus het in de vorige maand betaalde voorschot. Het verschil is je nabetaling.

A: Als het goed is heeft u in een aparte email een gebruikersnaam en een wachtwoord van ons ontvangen. Dit wachtwoord dient u na het inloggen direct te veranderen.

A: Het tekenen van papieren urenstaten zorgt voor een foutgevoelig en inefficiënt proces. Door de papieren briefjes te vervangen door digitale registratie en goedkeuring zijn wij nog beter in staat om het proces te volgen, te sturen en te zorgen voor spoedige betalingen van onze professionals.

A: Klanten met een eigen systeem hoeven geen uren van de door ons geplaatste professionals goed te keuren. Per abuis bent u meegenomen in de mail naar klanten die zonder een eigen systeem werken. U hoeft geen verdere actie te ondernemen. Wij zullen de wijziging doorvoeren in het achterliggende systeem.