Hoe maak je een verandertraject succesvol?
De omgeving in gemeenteland beweegt en veranderingsprocessen zijn niet meer weg te denken. Denk hierbij aan veranderingen rondom de invoering van de omgevingswet, digitalisering, de gevolgen van de participatiemaatschappij, organisatieverplatting of samenwerkingen met andere gemeenten. Een goede aanpak is belangrijk om een veranderproces succesvol te realiseren. Maar wat is een goede aanpak? Welke (communicatie)stappen moet je doorlopen? En wat is de meerwaarde van de communicatieadviseur?
In dit blog geeft communicatieadviseur Hein van der Steur antwoord op de bovenstaande vragen. Hij is gespecialiseerd in onder andere interne communicatie bij verandertrajecten. Op dit moment werkt hij via OnlyHuman als interim communicatieadviseur bij Servicepunt71. Hier organiseert hij de communicatie voor het programma ‘VRIS’; een traject waarbij de informatievoorziening van vier gemeenten uiteindelijk tot één zelfstandige afdeling Informatievoorziening wordt samengebracht.
Optimaal verandervermogen
Eén van de grootste oorzaken van het wel of niet doen slagen van een verandertraject, is de mate van het verandervermogen binnen een organisatie. Hein legt uit: “Bij een verandertraject is het belangrijk om allereerst een analyse van de huidige situatie te maken, zodat je weet in hoeverre je organisatie klaar is voor een verandering. Wat speelt er? Zijn er sentimenten die van invloed kunnen zijn op het verandertraject? Wie zijn betrokken bij het veranderproces en hoe zijn de werkprocessen op dit moment voor hen georganiseerd? Hoe staan zij tegenover een proces- of koerswijziging? Ga met je medewerkers in gesprek om te begrijpen wat er leeft en wat er nodig is om de verandering te doen slagen. Het helder in kaart brengen waar je als organisatie op dit moment staat en waar je naar toe wilt, helpt met het opzetten van een succesvolle veranderstructuur. Dit draagt bij aan het vergroten van het verandervermogen.”
“Je moet duidelijk weten waar de organisatie en de medewerkers nu staan. Pas als je de huidige situatie helder in kaart hebt gebracht, kun je starten met een veranderproces.”
Het belang van een goede communicatiestrategie
Naast het opzetten van een heldere veranderstructuur, is een goede communicatiestrategie essentieel binnen een verandertraject. Het doel van de verandering moet helder zijn en duidelijk uitgelegd worden. Volgens Hein helpt het om medewerkers periodiek te informeren en hen bij de verandering te betrekken. Zo creëer je meer draagvlak voor de verandering. “Bij Servicepunt71 worden de mensen op wie de verandering betrekking heeft, voortdurend betrokken bij het hele verandertraject. Ze worden op periodieke momenten bijgepraat. De besluitvormingsmomenten zijn hierbij belangrijk; het zijn de ankerpunten in de communicatieplanning.” Neem daarnaast de kernboodschap, waarin het waarom van de verandering verwerkt zit, consequent mee in al je communicatie-uitingen. “Denk daarbij ook aan de ‘tone of voice’. Een positief gevoel bij de medewerkers creëren zit hem soms in hele kleine dingen, bijvoorbeeld in het toevoegen van een persoonlijke noot.”- Aldus Hein.
Flexibel leiderschap en co-creatie
Leidinggevenden spelen tijdens een verandertraject een belangrijke rol wat betreft het creëren van draagvlak onder de medewerkers. Niet alleen omdat zij de koers bepalen en de kernboodschap uitdragen, maar vooral omdat zij een voorbeeldfunctie hebben. “Organisaties worden steeds platter. Mensen willen vaker zelf bepalen hoe ze hun werk inrichten en organiseren. Als managers zich niet flexibel opstellen, doen medewerkers dit vaak ook niet.” Daarnaast willen mensen zich gehoord voelen. Co-creatie is volgens Hein dan ook niet meer weg te denken tijdens een verandertraject. “Geef je medewerkers medezeggenschap, de ruimte om vragen te stellen en eventuele weerstand bespreekbaar te maken. Soms wil een leider te snel door, waardoor je cruciale signalen mist, zoals de kritische geluiden. En juist deze feedback leidt tot nieuwe inzichten uit de praktijk, waarmee je het plan kunt aanscherpen en bijstellen.”
“Als verandering moeizaam verloopt, zegt dat vaak ook iets over de organisatiecultuur. Soms zit er dan iets niet goed in de basis. Goed om daarbij stil te staan, voor je belangrijke beslissingen neemt.”
Kleine stapjes
Om het verandervermogen te stimuleren en weerstand te voorkomen, is het volgens Hein goed om te waken voor te grote bewoordingen wat de verandering betreft. “Als je roept dat alles beter, sneller en anders wordt, kunnen mensen eerder in de weerstand schieten. Men kan te veel van de verandering verwachten. Hierdoor zijn ze eerder teleurgesteld als het in realiteit anders blijkt. Roep geen dingen waar je later op terug moet komen. Wees realistisch, feitelijk, eerlijk en empathisch: je kunt beter zeggen dat je dingen nog niet weet, dan dingen beloven die je niet kunt waarmaken. En ga niet te snel, zeker als je weet dat dit tot veel weerstand kan leiden. Veel afgewogen kleine stapjes zijn soms beter dan een grote stap. Controleer regelmatig of het overeenkomt met de verwachtingen. Pas dan bouw je verder. Je wordt hierdoor weerbaarder, en de verandering voelt niet overweldigend voor de betrokkenen.”
De meerwaarde van een communicatieadviseur
Als gemeente hoef je een verandertraject niet alleen te doen. Sterker nog, het inschakelen van een ervaren verandermanager of communicatieadviseur kan het succes van de verandering vergroten. “Een communicatieadviseur doet in een verandertraject zoveel meer dan enkel teksten schrijven of presentaties maken. Hij of zij bekijkt een verandertraject met een communicatie- en een organisatiebril en heeft oog voor de impact van acties. Dat is fijn voor de uitvoerders van een verandertraject. Een gedegen communicatiestrategie draagt bovendien bij aan de kwaliteit van een verandertraject, waardoor het draagvlak wordt vergroot. Een communicatieadviseur ziet wat er nodig is om de communicatie rondom de verandering in goede banen te leiden.” – Aldus Hein
Werkplezier vergroot het draagvlak
Hein gelooft dat het succes van verandertrajecten ook ligt in het creëren van meer werkplezier. “Als mensen tevreden naar hun werk gaan, zal een verandertraject veel soepeler verlopen dan wanneer dit niet het geval is. Niet alleen flexibel leiderschap, maar ook positief leiderschap is belangrijk. In de communicatie zet ik daarom ook de medewerkers centraal. Ik besteed niet alleen aandacht aan de feitelijke verandering, het organisatieplan, maar tevens aan de verhalen van medewerkers over hun werk. Hoe kijken ze tegen de verandering aan? Waarom doen ze wat ze doen, wat vinden ze leuk aan hun werk? Laat die verhalen zien, ook als ze kritisch zijn. Dat vinden mensen fijn. Ik vind het altijd inspirerend om een verandertraject op die manier een ziel te geven. Uiteindelijk gaat het niet om het verandertraject zelf, maar om de mensen die het betreft. En dat zij, ook tijdens en na de verandering, hun werk doen met passie en plezier.”
