Buiten op het terras klinkt gelach en het getingel van glazen, binnen is het warm in de kleine ruimte boven café Barlow. De laatste kennissessie van het jaar vindt plaats op het gezellige Plein in Den Haag. Het onderwerp is toepasselijk: omgevingscommunicatie. Dat benaderen we breder dan een manier om draagvlak te creëren voor een ingreep in de leefomgeving van mensen. Het gaat in deze sessie vooral over het in gesprek komen én blijven met alle partijen die voor de organisatie van belang zijn.
Senior communicatieadviseurs Emily Leyer en Marco Leeuwerink vertellen hoe de Tweede Kamer en de Nationale Politie de wereld van buiten naar binnen haalt. Beide organisaties zijn zich bewust van de noodzaak daarvan: burgers willen betrokken zijn bij veranderingen en op elk moment over de juiste informatie beschikken. Maar bij ‘bolwerken’ die van oudsher vooral gericht zijn op de binnenwereld, is dat geen eenvoudige mentaliteitsverandering. Gelukkig zijn communicatieprofessionals over het algemeen geduldige mensen.
22.000 vergaderstukken
Emily trapt af met de stappen die de Tweede Kamer tot dusver heeft gemaakt. Dat de organisatie bestaat uit 150 kamerleden is geen verrassing maar dat daaromheen een schil ligt van zo’n 500 medewerkers, was niet bij iedereen bekend. Deze mensen houden zich vooral bezig met ‘griffie’: het produceren van de ruim 22.000 (!) vergaderstukken die per jaar de Tweede Kamer verlaten. Daarnaast kent de Tweede Kamer ook een afdeling financiën, HR, communicatie en catering. We kunnen ons voorstellen dat die laatste afdeling het belangrijkst is, met al die lange vergaderingen.
Workshops
Omgevingscommunicatie is een onderwerp dat hoog op de agenda staat van de afdeling communicatie: zij willen meer verbinding met de buitenwereld, maar – herkenbaar voor alle aanwezigen – door de waan van de dag is deze wens een uitdaging. Al snel realiseert Emily zich dan ook dat je omgevingscommunicatie moet aanvliegen vanuit álle disciplines van communicatie. Daarom organiseert ze vier intensieve workshops waarin het voltallige communicatieteam de volgende vragen beantwoordt:
– Wat doen we al?
– Waar dromen we van?
– Wat is daar voor nodig?
– Hoe kunnen we dit concreet maken?
De workshops zorgen voor draagvlak en inzicht bij het team. Bij een complexe organisatie, die zich bovendien altijd moet kunnen verantwoorden aan het publiek en waar politieke sensitiviteit noodzakelijk is, zijn dit belangrijke aspecten. Momenteel loopt er een pilot waarin de start is gemaakt met ‘luisteren’ en het in kaart brengen van alle stakeholders, via de social media monitoring tool Coosto.
Welke impact heeft omgevingscommunicatie op gebeurtenissen
De Nationale Politie heeft, onder begeleiding van Marco Leeuwerink, al meer stappen gezet op het gebied van omgevingscommunicatie. Hij herinnert de aanwezigen aan de impact van een paar heftige gebeurtenissen in Nederland, zoals de aanslag op Koninginnedag in Apeldoorn, de schietpartij in Alphen a/d Rijn, de brand in Moerdijk en de zedenzaak van Robert M.
Social media speelt een belangrijke rol bij deze gebeurtenissen. De impact ervan (onder andere onduidelijke informatie, geruchten en publieke opinie) zorgen ervoor dat de politie zich bewust is dat de communicatie naar buiten beter moet aansluiten bij de verwachtingen van het publiek.
Twitterende wijkagenten
Met zijn team analyseert en monitort Marco die buitenwereld. Ook brengen ze publieke opinie in kaart zodat ze de communicatie sneller en effectiever kunnen aanpassen als er iets gebeurt. Met de ruim 2.000 twitterende wijkagenten worden korte lijnen opgezet.
Bij elke gebeurtenis wordt de lijn: analyse, advies, aanpak en effect gevolgd in een vicieuze cirkel. In Alphen aan de Rijn ging bijvoorbeeld het gerucht dat de dader een militair was. Dit was niet het geval. Door dit snel te weerleggen via de social media kanalen, werd voorkomen dat het gerucht een eigen leven ging leiden. En dat scheelt een hoop hinder bij het recherchewerk.
Nepwapens
Een ander voorbeeld is dat het team ontdekt dat er op Instagram steeds meer foto’s van jongeren verschijnen die nepwapens dragen. Dit is levensgevaarlijk, aangezien de nepwapens vaak niet van echt te onderscheiden zijn. De politie start na het advies van communicatie een landelijke campagne gericht op jongeren waarin ze wijzen op het gevaar van nepwapens. Scholen krijgen flyers en posters en docenten wordt gevraagd aandacht aan nepvuurwapens te besteden. Daarnaast kunnen jongeren met de politie over het thema chatten op Vraaghetdepolitie.nl. Vloggers als de Bucket Boys maken filmpjes over nepvuurwapens en politie-eenheden delen informatie op social media zoals Twitter (#nepvuurwapens), Facebook en Instagram.
De analyses wijzen vervolgens uit dat het aantal foto’s met nepwapens op Instagram is gedaald. Omgevingscommunicatie- en analyse is volgens Marco dan ook vooral ‘inspelen op dat wat zichtbaar is’. En net als Emily geeft hij aan dat het belangrijk is om omgevingsanalyse in te bedden in het dagelijkse werk van álle communicatiemedewerkers. Communicatie begint immers altijd met luisteren!
Kijk voor foto’s van deze kennissessie op onze Facebook pagina.
OnlyHuman organiseert iedere tweede donderdag van de maand een inhoudelijke kennissessie voor onze communicatie professionals. Ook een keer een sessie bijwonen? Schrijf je in bij OnlyHuman!
