Weten wat je moet doen en hebt afgerond… Dat lijkt het thema van de derde kennissessie van OnlyHuman; Scrum in Communicatie. Inhoudelijk specialist Froukje ten Kate verplaatst na haar opening de post-it met tekst ‘Welkom heten’ van de kolom ToDo naar kolom Done. Hebben we dat gehad! De hoeveelheid resterende post-its in de kolom ToDo wekken nu zeker de nieuwsgierigheid van alle aanwezigen…
Reageren op verandering is belangrijker dan een plan volgen.
Scrum zorgt voor het inrichten van het denkproces, waarbij omgaan met verandering centraal staat. In deze tijd van snelle veranderingen is het van belang dat organisaties adaptiever worden op klantbehoefte. De molochs die daar niet toe in staat bleken, denk aan V&D, zijn bij iedereen wel bekend.
Als voorbeeld geeft Froukje de auto. Om van het idee ‘mensen sneller van A naar B te brengen’ tot een ‘glimmende gemotoriseerde bolide op 4 wielen’ te komen, moet een ongelooflijk ingewikkeld pad worden afgelopen. Eentje vol tegenslagen en dure conflicten waarbij het einddoel snel kan worden vergeten. Scrum forceert het team te kijken naar de kern behoefte, ‘mensen sneller van A naar B brengen’. En op basis van werkbare oplossingen het einddoel te halen: de ontwikkeling maken van skateboard, naar fiets, naar motor, naar auto.
Het Agile manifesto helpt hierbij. Op basis van 4 principes wordt het raamwerk geschapen over hoe teams moeten kijken naar ontwikkeling in projecten. Het geeft de prioriteiten weer.
De kracht van de Scrum zit in de eenvoud: 5 meetings, 2 lijsten, 3 rollen. Het meest kenmerkend zijn de dagelijkse Scrum meetings waarbij het team in 15 minuten vertelt:
- wat zij hebben gedaan,
- wat zij vandaag gaan doen en
- waar zij problemen zien / tegen aan lopen.
Deze korte cyclische meetings zorgen ervoor dat iedereen in het team én de product owner zicht houden op de ontwikkeling van het product. Wil je meer weten over de theorie? Lees hier de Theorie achter Scrum.
Alles goed en wel, maar nu?
De oren van alle aanwezigen suizen door het razende tempo van Froukje, de vele buzzwords en theorie van de methodiek. Om grip te krijgen op de toepassing zijn 3 breakout sessies georganiseerd voor teams die zich vormen aan de hand van gekleurde M&M’s. Voor alles moet een eerste keer zijn!
- Astrid van de Kerkhof neemt de groep mee in het gebruik van Scrum binnen communicatie. Zij ontwikkelde daarvoor de term ‘Doenken’; Denken terwijl je doet en doen terwijl je denkt. Scrum stelt je in de gelegenheid alles te timeboxen en visueel te werken.
- Monique Fransen toont de resultaten van Scrum bij een complex vraagstuk van Rijkswaterstaat; Wat doet RWS over 10 jaar? Hoe ga je als projectleider om met de uitdaging van weten WAT je wil bereiken, maar niet weten HOE? Scrum bood haar de uitkomst. Door het visueel aan te pakken werden trends vertaald naar bouwstenen die werden vertaald naar resultaat. En dus niet meer werken aan ‘Communicatieplan_V2.9_final_def_edit.docx’ maar visueel projectmanagement zichtbaar voor de hele organisatie. Dit zorgt niet alleen voor transparantie en nodige feedback, het draagt direct bij aan de nodige betrokkenheid én draagvlak.
- In haar eigen breakout sessie, vertelt Froukje over haar ervaring in teambuilding bij Scrum bij een internationaal team. Immers Together Everyone Achieves More is het basisprincipes van TEAM. Ze noemt dit ook ‘Mental Closeness’. Door dicht bij elkaar te zitten krijgen teamleden sneller een klik, weten ze beter wat er speelt en waar de leden onderling in excelleren. Wil je meer hierover weten? Dan is het boek Management 3.0 van Jurgen Appelo zeker een aanrader.
Rugzak vol met kennis, en nu?
De toegevoegde waarde van Scrum is overduidelijk. Maar hoe kunnen deze communicatie professionals hun eigen opdrachtgever overtuigen? De laatste plenaire sessie gaat ze daarbij helpen. Nanette Vilders geeft een workshop Storytelling waarbij de opbouw en ingrediënten centraal staan. De zaal wordt opgedeeld in tweetallen die elkaars verhaal aanhoren en verbeteren.
En laat dat nou net iets zijn waar communicatieprofessionals het beste in zijn… Met of zonder post-it’s!
Kijk voor meer foto’s van deze kennissessie op onze Facebook pagina.
OnlyHuman organiseert vaak inhoudelijke kennissessies voor onze communicatie professionals. Ook een keer een sessie bijwonen? Schrijf je in bij OnlyHuman!
