Door: Natanja de Bruin- Adviseur OnlyHuman ProjectTeam
Het intranet kan een belangrijk middel zijn voor communicatie, maar is vaak een ondergesneeuwd onderwerp in de middelenmix. Het wordt gezien als een saai middel, mensen weten eigenlijk niet wat ze er precies mee kunnen en de website van de organisatie, waarmee je naar buiten treedt, is toch veel belangrijker en aantrekkelijker?
Dat kan kloppen. Toch kan het intranet een ideaal middel zijn voor onderlinge kennisuitwisseling, het contact maken tussen collega’s, verbinding zoeken en het informeren van je medewerkers. De vraag is alleen hoe je een dergelijk middel zo aantrekkelijk mogelijk kunt maken voor je gebruikers.
In mijn laatste project is een nieuw intranet geimplementeerd in een behoorlijk grote organisatie met zo’n 9000 werknemers. In de oude situatie waren er 18 losse intranetten, in de nieuwe situatie 1 intranet voor iedereen. Een ideale kans om het intranet weer dynamisch en aantrekkelijk te maken, voor medewerkers uit iedere ‘laag’ van de organisatie. De basis voor ieder besluit in het project was het betrekken van de gebruiker. Door middel van face-to-face gesprekken, onderzoeksmethoden als card sorting en de afstemming met een vaste groep gebruikers werd het mogelijk om het intranet zo in te richten dat medewerkers het een logisch, duidelijk en bruikbaar middel vonden. Ook zijn de medewerkers gevraagd om mee te helpen met de migratie van oud naar nieuw, waardoor zo’n 300 mensen hun eigen content overzetten en zo al in contact kwamen met het relatief makkelijk te gebruiken CMS. Het enthousiasme hierop was zo groot, dat de positieve verhalen over het nieuwe intranet als vanzelf de organisatie in kwamen.
Daarnaast werden medewerkers door middel van een zogenaamde activatiecampagne erop gewezen werden wat hun persoonlijke mogelijkheden waren van het intranet (zoals het inrichten van een persoonlijke homepage) en op nieuwe features en ontwikkelingen op het intranet.
Na de livegang heeft men zich eerst gericht op optimalisatie van de huidige omgeving, om zich daarna weer op doorontwikkeling te storten. Dit resulteerde in onder andere de integratie van Yammer in intranet. Yammer is op een communicatiedag ingezet onder een aantal medewerkers, en inmiddels uitgegroeid tot een online middel waar een paar duizend medewerkers al gebruik van maken. Men zoekt informatie, maar vooral ook collega’s die met onderwerpen werken waar zij ook behoefte aan hebben. Maar er wordt ook volop gediscussieerd over beleid, maatschappelijke zaken, en ‘leuke’zaken. Daar ontstond waar intranet mede voor bedoeld was: informatieuitwisseling en participatie. In plaats van teleurgesteld zijn dat het daar gebeurde, en nog niet helemaal op intranet, is de kans aangegrepen om integratie van beide middelen mogelijk te maken. Daarom vormt deze doorontwikkeling een geweldige mogelijkheid om het intranet nog meer op de behoefte van de gebruikers in te richten.
En men is er nog lang niet. Het intranet groeit en groeit, en dat is niet altijd een positieve ontwikkeling. Daarom moet er ook een groot zelfreflecterend vermogen zijn bij de redactie: zijn we nog goed bezig en biedt het intranet nog steeds waar de gebruiker behoefte aan heeft? Iets om periodiek in de gaten te houden, bijvoorbeeld door gebruikersonderzoek. Zo kan het een middel zijn en blijven die aansluit bij ieders persoonlijke behoefte, en ook daadwerkelijk gebruikt wordt door iedereen in de organisatie.
Meer weten over deze onderwerpen? Check:
Over de activatiecampagne: http://bit.ly/cw7IIa
Op LinkedIn is een aantal groepen over intranet:
Worldwide Intranet Challenge, Intranet Professionals
www.intranet.startpagina.nl