OnlyHuman plaatst cookies uitsluitend om de site beter te laten functioneren en bezoek te monitoren. Lees meer    Accepteren

Ministerie van Financiën

"Geef mensen vertrouwen, zodat ze hun eigen verantwoordelijkheden pakken"

Marja Boll (1969)

Projectleider communicatie Prinsjesdag ministerie van Financiën

 

In Den Haag én de rest van Nederland is Prinsjesdag een belangrijk moment in het jaar. Op die dag spreekt de koning in de Staten-Generaal de troonrede uit met daarin het regeringsbeleid voor het komende jaar. Daarna gaat de minister van Financiën met het koffertje naar de Tweede Kamer om de Miljoenennota en de Rijksbegroting aan te bieden. De projectleider van OnlyHuman stuurde het team aan dat de communicatie rondom Prinsjesdag 2013 verzorgde.

 

Hoe is dit communicatieteam samengesteld?
“Het bestaat uit zo’n vijftien mensen van de afdeling communicatie van het ministerie van Financiën dat nauw samenwerkt met het ministerie van Algemene Zaken. Het is een projectteam dat deze werkzaamheden naast haar reguliere taken doet. Dat maakt dat er veel kennis aanwezig is, maar dat overbelasting ook op de loer ligt. Als projectleider moet je daar dus scherp op zijn. Iedereen in het team is verder verantwoordelijk voor een eigen onderdeel, bijvoorbeeld de website, de speech van de minister, het lesmateriaal voor jongeren, of het drukwerk van de Miljoenennota.”

 

Er ligt vast een stevig draaiboek klaar voor deze dag?

“Nee, en dat is best bijzonder. Je zou inderdaad verwachten dat er voor zo’n belangrijke dag die elk jaar weer terugkomt, een doortimmerd scenario vastligt. Maar dat wil het ministerie juist niet, omdat er ruimte voor verbetering moet blijven. Waar kan het efficiënter of hoe kan de communicatie beter aansluiten op onze doelgroepen? Daarnaast is Prinsjesdag maar ‘gewoon’ een moment in de begrotingscyclus. In de maand mei heb je bijvoorbeeld ook de belangrijke Verantwoordingsdag; alleen krijgt Prinsjesdag meer aandacht door het hele gebeuren eromheen. Toen ik aan boord kwam, lagen er wel algemene planningen en richtlijnen maar werd ik min of meer toch in het diepe gegooid. Gelukkig had ik een jaar daarvoor al meegedraaid in het projectteam, waardoor ik redelijk wist wat me te wachten stond.”

 

Wat was jouw rol in het team?

“Zoals ik al zei, de mensen in het team doen dit naast hun eigen werk. Zorgen dat de randvoorwaarden goed zijn, zodat zij optimaal hun werk kunnen doen, dat is mijn verantwoordelijkheid. Zorgen dat er rust is. Rust creëren is daarom noodzakelijk. En ik vind het belangrijk om mensen vertrouwen te geven, zodat ze hun eigen verantwoordelijkheid pakken. Dat is nog niet makkelijk bij een project waar bijna alles om ‘controle’ draait. Controle over de juiste cijfers, over de informatie, over wat er gezegd wordt. Als er ook maar één getalletje niet klopt, gaan mensen twijfelen over álle cijfers. Voordat je het weet heb je twintig controleslagen ingebouwd en durft niemand meer wat te doen. Dat is natuurlijk niet werkbaar. Je moet als projectleider daarom stevig in je schoenen staan om niet toe te geven aan de angst om verantwoordelijkheden los te laten en tegelijkertijd de zekerheid hebben dat alles goed gaat.”

 

Wat was je grootste stressmoment, wat dat betreft?

“Oh, dat was op Prinsjesdag zelf, tussen 15.00 uur en 15.15 uur. Dat bleek het spannendste kwartiertje van het hele project te zijn. Op dat moment biedt de minister de stukken aan in de kamer en dan moeten de Prinsjesdagstukken ook openbaar staan op de website en in de app. Daar komt techniek om de hoek kijken waarbij zoveel kan misgaan. Daar heb je dus helemaal geen controle over, dat zijn te veel variabelen. Toen zat ik wel even met het zweet in mijn handen. Maar het ging allemaal goed, gelukkig.”

 

Als er dan inderdaad één moment is waarop je vertrouwen moet hebben in je team…

“Zeg dat wel. Ik werd laat ingevlogen op het project, pas half juli. Dan staat er al veel klaar en moet je vertrouwen op de expertise van je team. Nu geloof ik er heilig in dat je tot de beste resultaten komt als je mensen in hun eigen kracht laat werken. Als projectleider zie ik mijn rol dan ook meer als een buffer tussen operatie en het management: ik sta voor mijn team en erachter, zodat iedereen rustig zijn werk kan doen en goed blijft functioneren. Daarnaast ben je de troubleshooter. Als er iets misgaat, los je het samen op en ga je weer door. In fouten moet je niet te veel blijven hangen.”

 

Heb je na het project nog kunnen adviseren op eventuele verbeteringen?

“Ja, en in die zin heb ik mijzelf overbodig gemaakt: ik denk namelijk dat het beter is om een interne projectleider op dit project te hebben. Op die manier borg je de kennis beter en heb je een ‘geheugen’ waarop je kunt terugvallen. In mijn evaluatie heb ik verder strategisch advies gegeven over efficiënt samenwerken met minder werkdruk. Dit is ook deels overgenomen door de directie Communicatie. Dat het ministerie deze ruimte voor verbetering serieus oppakt, zegt veel over de professionaliteit van de organisatie. En het maakt me trots dat ik daarvoor heb mogen werken.”

Opdracht specificaties

 

Opdrachtgever:

Ministerie van Financiën

 

Opdracht:

Projectleider communicatie Prinsjesdag

 

Rol OnlyHuman: 

Inzet senior communicatiemanager

 

Inhuurvorm:  

Projectteam

BLIJF OP DE HOOGTE

Mis niets van het laatste nieuws van OnlyHuman!

Meld je nu  aan voor onze nieuwsbrief.

 

 

Schrijf je  in

 

SCHRIJF JE BIJ ONS IN

Maak een profiel aan en wij gaan op zoek naar een goede match.

 

Schrijf je in